Audit in het kader van een keurmerk, zelfregulering of een vorm van toezicht
De uitvoering van een audit verloopt via een aantal stappen. Hieronder lichten wij de stappen van uitvoering nader toe.
Vaststellen van keurmerknormen
Een audit start met het vaststellen van de scope. Denk aan keurmerknormen, branche-specifieke richtlijnen en eisen die gesteld worden aan het lidmaatschap van een koepel of brancheorganisatie. Voor het Blik op Werk Keurmerk zijn de keurmerknormen bijvoorbeeld vastgelegd in de handleiding van het keurmerk. Bij andere audits houden wij een intakegesprek om de keurmerknormen verder door te spreken.
Ontwerpen van visueel toetsingskader
De auditoren van Stichting Kwaliteitscheck vertalen de normen in een toetsingskader. Dit is in de regel een mooi visueel plaatje dat in één blik weergeeft wat getoetst moet worden. Vervolgens kan een vertaling plaatsvinden in een concrete vragenlijst die desgewenst via een online tool beschikbaar wordt gesteld.
Proces van uitvoering van de audit
Audits kunnen op diverse manieren worden ingestoken. Wij maken meestal een combinatie van beleid en praktijk. Wij vragen beleidsdocumenten op en bespreken met managers en medewerkers wat de beleidsafspraken zijn en hoe deze zijn geïmplementeerd. Daarnaast bekijken wij in de praktijk (bijvoorbeeld; systemen, dossiers en volgsystemen) of de beleidsafspraken worden nageleefd. En in het merendeel van de audits meten wij in scores wat de prestaties zijn van de beleidsafspraken. Deze score kun je vervolgens afzetten tegen de gestelde norm.
Praktijkvoorbeeld
Bij het Blik op Werk Keurmerk wordt gekeken naar de resultaatafspraken met opdrachtgevers. In 80% van de gevallen moet deze behaald zijn. De opdracht kan bijvoorbeeld zijn dat een medewerker in een baan geplaatst moet worden. Indien de uitvoerder van de opdracht dan in 9 van de 10 trajecten een resultaat conform de afspraken met de opdrachtgever behaalt, is de score 90%. Deze score voldoet aan de resultaatafspraak van 80%.
Rapportage met bevindingen en aanbevelingen
Wij voeren audits uit om onze klanten te helpen een stap vooruit te kunnen zetten. Dit doen wij door het benoemen van positieve punten, afwijkingen (bij een normaudit) en verbeterpunten. Door onze brede ervaring kunnen wij onze auditbevindingen context geven door de bevindingen af te zetten tegen het toetsingskader. Daarnaast kunnen wij refereren aan andere audits om meer beeldvorming te geven aan de auditbevinding. Wij denken met onze klanten mee en geven tips en tricks hoe zij verbeterpunten zouden kunnen aanpakken.
Bij voorkeur geven wij een terugkoppeling van onze auditbevindingen in een persoonlijk gesprek, ondersteund met bijvoorbeeld een aantal PowerPoint sheets. Daarnaast maken wij een rapportage om de auditresultaten terug te koppelen. In de Blik op Werk Keurmerk audits is dit een online gegenereerd rapport. Wij streven ernaar dat onze feedback een uitnodiging en motivatie is tot verbetering.
Samenvattend
Audits slaan de brug tussen uw beleid, proces- en werkafspraken en de uitvoering in de praktijk. Het levert u waardevolle informatie die de ontwikkeling van uw mensen, processen en organisatie stimuleert. Wij zijn van mening dat mensen de spil vormen van een organisatie. Kwaliteit of conformiteit met beleid of richtlijnen is in grote mate afhankelijk van hoe mensen functioneren in relatie tot processen en systemen. Wij geloven daarom dat het betrekken van mensen bij audits cruciaal is. Dat lijkt een cliché, in de praktijk blijkt dit echter wel eens vergeten te worden.
Adresgegevens
Stichting Kwaliteitscheck
Grote Voort 293-A
8041 BL Zwolle
